تلفن گویا

این بخش به منظور ارائه اطلاعات مختلف بصورت گویا برای تماس گیرندگان طراحی شده است. از این طریق می‌توان هر نوع اطلاعات داخل سازمان شامل: اخبار، اطلاعیه، محصولات، فهرست قیمت، خدمات و غیره را بصورت گویا در تمام طول شبانه روز در اختیار مخاطبین قرار داد.

تماس گیرندگان می‌توانند پس از تماس با تلفن گویا و شنیدن پیغام مناسب جهت راهنمایی، اطلاعات مورد نظر خود را از طریق وارد کردن شماره انتخاب نمایند. اطلاعات مورد نظر می‌تواند بصورت ساختار درختی بدون محدودیت سطح طراحی گردد و تماس گیرنده با ورود به هر بخش از این درخت اطلاع رسانی، اطلاعات مورد نظر را دریافت نماید.

با توجه به اینکه سیستم قابلیت ارتباط با انواع بانک‌های اطلاعاتی را دارد، اطلاعات این بخش می‌تواند از بانک‌های اطلاعاتی نرم‌افزارهای دیگر خوانده شود. تغییر و بروز رسانی اطلاعات صوتی به سادگی از طریق تلفن، و ورود رمز عبور از طریق منوی صوتی مدیر سیستم قابل انجام است همچنین این بخش شامل گزارشات و نمودارهای آماری جهت اطلاع از تعداد تماس گیرندگان، ساعات تماس و نوع اطلاعات دریافتی می‌باشد. این اطلاعات می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بکار رود.

خلاصه امکانات این بخش:

• طراحی منوی صوتی بصورت درختی (بدون محدودیت سطح و شماره)
• خواندن اطلاعات از بانک‌های اطلاعاتی نرم افزارهای دیگر و اعلام شماره، مبلغ، تاریخ و ساعت بصورت خودکار
• اعلام پیغام‌های مختلف در ساعات مختلف شبانه روز
• تغییر پیغام‌های درخت اطلاع رسانی در روزهای تعطیل، روزهای مختلف هفته، تاریخ‌های مشخص و …
• تغییر پیغام‌های درخت اطلاع رسانی و سناریو پاسخگویی بر اساس شماره تلفن تماس گیرنده(CallerID)
• عدم پاسخگویی به تماس درصورت تشخیص شماره تلفن موجود در لیست سیاه (CallerID Black List)
• امکان صداگذاری و بروز رسانی پیغام‌های صوتی
• ارائه گزارشات و نمودارهای آماری از تماس‌ها و خدمات مورد استفاده تماس گیرندگان

این بخش به عنوان جایگزین اپراتور، جهت اداره کلیه امور تلفنی بصورت خودکار، بکار می‌رود. سیستم تلفن گویا پس از تشخیص زنگ و جوابگویی به آن، پیام خوش‌آمدگویی را پخش نموده و سپس سیستم، تماس گیرنده را جهت اتصال به شخص و یا بخش مورد نظر راهنمایی می‌نماید.

تماس گیرنده می‌تواند با ورود شماره‌های اعلام شده و یا شماره داخلی مقصد مورد نظر خود را انتخاب نماید. در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی، تماس گیرنده می‌تواند در صندوق صوتی شخص مورد نظر پیغام بگذارد و یا منتظر بماند تا داخلی آزاد شود. همچنین در صورت انتخاب تماس گیرنده می‌تواند با اپراتور صحبت کند و اطلاعات تکمیلی درخواست نماید.

این سرویس کلیه امکانات و قابلیت‌های یک سیستم منشی خودکار را داراست و مطابق نیاز شرکت و یا سازمان از طریق ارتباط با مرکز تلفن سانترال برنامه‌ریزی می‌گردد.

خلاصه امکانات این بخش:

• پخش پیغام خوش آمدگویی متفاوت در ساعات مختلف شبانه روز
• راهنمایی تماس گیرنده جهت انتخاب بخش و یا شخص موردنظر در سازمان
• ارتباط با داخلی مربوطه
• اتصال به صندوق صوتی در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی
• پخش پیغام انتظار در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی و سعی مجدد جهت ارتباط به داخلی دیگر در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی

به کمک این بخش تماس گیرندگان می‌توانند پرسش‌های مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نمایند و پس از مدت زمانی خاص با تماس مجدد پاسخ خود را دریافت کنند. سیستم بصورت خودکار پرسش‌های اعلام شده را ضبط کرده و جهت پیگیری بعدی شماره رهگیری را به سوال مطرح شده اختصاص داده و به تماس گیرنده اعلام می‌نماید. پس از ارائه پاسخ توسط مسئولین، شخص تماس گیرنده می‌تواند با انجام تماس مجدد و ارائه شماره رهگیری، پاسخ مورد نظر خود را دریافت نماید.

سوالات مطرح شده بصورت فایل‌های صوتی در کارتابل مسئول مربوطه ذخیره می‌گردد در نتیجه این بخش تمامی امکانات بخش صندوق صوتی را شامل می‌شود.

خلاصه امکانات این بخش:

• پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای اعلام پرسش
• پخش منوی صوتی با ساختار درختی جهت دسته بندی سوالات
• اعلام شماره رهگیری و در صورت لزوم رمز عبور توسط سیستم بصورت خودکار
• ثبت پرسش در صندوق صوتی مسئولین
• ثبت پاسخ توسط مسئولین از طریق تماس تلفنی و یا از طریق نرم افزار تحت شبکه
• استفاده از پاسخ‌های قبلی و آماده جهت پاسخ به سوالات تکراری
• انتقال پرسش به کارتابل دیگر کاربران
• ارائه گزارش و نمودارهای آماری از پرسش‌ها و پاسخ‌ها
• اعلام پیغام مناسب به تماس گیرنده در صورت تماس قبل از آماده شدن پاسخ
• کنترل و محدود نمودن تعداد پرسش‌های اعلام شده از یک شماره تلفن خاص (CallerID)
• مسدود نمودن شماره تماس در صورت اعلام پرسش غیر مجاز
• دریافت پاسخ توسط تماس گیرنده با ارائه شماره رهگیری و یا رمز عبور
• گرفتن تاییده از تماس گیرنده جهت دریافت پاسخ

به کمک این بخش تماس گیرندگان می‌توانند شکایت مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نمایند و پس از مدت زمانی خاص با تماس مجدد شکایت خود را پیگیری کنند. سیستم بصورت خودکار شکایت‌های اعلام شده را ضبط کرده و جهت پیگیری بعدی شماره رهگیری را به شکایت مطرح شده اختصاص داده و به تماس گیرنده اعلام می‌نماید. پس از ارائه شکایت توسط مسئولین، شخص تماس گیرنده می‌تواند با انجام تماس مجدد و ارائه شماره رهگیری، پاسخ مورد نظر خود را دریافت نماید.

شکایت‌های مطرح شده بصورت فایل‌های صوتی در کارتابل مسئول مربوطه ذخیره می‌گردد در نتیجه این بخش تمامی امکانات بخش صندوق صوتی را شامل می‌شود.

خلاصه امکانات این بخش:

• پخش پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای اعلام شکایت
• پخش منوی صوتی با ساختار درختی جهت دسته بندی شکایت‌ها برای بخش های مختلف سازمان
• اعلام شماره رهگیری و در صورت لزوم رمز عبور توسط سیستم بصورت خودکار
• ثبت شکایت در صندوق صوتی مسئولین
• ثبت پاسخ توسط مسئولین از طریق تماس تلفنی و یا از طریق نرم افزار تحت شبکه
• استفاده از پاسخ‌های قبلی و آماده جهت پاسخ به شکایت‌های تکراری
• انتقال شکایت به کارتابل دیگر کاربران
• ارائه گزارش و نمودارهای آماری از شکایت‌ها و پاسخ‌ها
• اعلام پیغام مناسب به تماس گیرنده در صورت تماس قبل از آماده شدن پاسخ
• کنترل و محدود نمودن تعداد شکایت‌های اعلام شده از یک شماره تلفن خاص (CallerID)
• دریافت پاسخ توسط تماس گیرنده با ارائه شماره رهگیری و یا رمز عبور
• گرفتن تاییده از تماس گیرنده جهت دریافت پاسخ شکایت خود

به کمک این بخش تماس گیرندگان می توانند پیشنهادها و یا انتقادهای خود را از طریق تماس تلفنی اعلام نمایند.

به منظور افزایش رضایتمندی مشتریان، همواره نقطه نظرات مشتریان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد. این سیستم امکان دریافت نظرها و پیشنهادها را بصورت خودکار امکان پذیر می‌سازد. مدیران و مسئولین مربوطه می‌توانند از طریق نرم افزار تحت شبکه و یا از طریق تماس تلفنی به سیستم، پیشنهادها و انتقادها ارائه شده را بررسی نمایند. این بخش کلیه امکانات بخش صندوق صوتی را شامل می‌شود.

خلاصه امکانات این بخش:

• پخش پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای ارائه پیشنهاد و انتقاد
• طبقه بندی پیشنهادها و انتقادها بصورت ساختار درختی و ثبت هر پیغام در بخش مربوطه
• انتقال پیغام به صندوق‌های صوتی دیگر کاربران
• نوشتن توضیحات تکمیلی در کنار پیغام مطرح شده جهت پیگیری‌های بعدی
• طرح نظرسنجی از طریق منوی صوتی و ارائه پاسخ توسط تماس گیرنده از طریق ورود شماره

به منظور اطلاع رسانی، یادآوری موضوعات مهم، اعلام تبریک، خدمات جدید شرکت و یا هر نوع پیغام دیگر، می توان نرم افزار تلفن گویا را برنامه ریزی نمود تا شماره تلفن‌های تعریف شده را شماره‌گیری نموده و برای مخاطبین پیغام مناسب را پخش کند و یا فکس ارسال نماید.

جهت حصول اطمینان از اینکه مخاطب پیغام را شنیده است نرم افزار می‌تواند از مخاطب درخواست کند تا شماره‌ای را وارد نماید. این بخش جهت امور بازاریابی و فروش و یا یادآوری سررسید چک نیز می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.

نرم افزار امکان برقراری تماس به صورت همزمان بسته به تعداد کانال تهیه شده را دارا می‌باشد، برای مثال در صورت تهیه سیستم چهار خط، نرم افزار امکان شماره گیری چهار شماره تلفن مختلف را به صورت همزمان دارا می‌باشد.

خلاصه امکانات این بخش:

• امکان Import کردن لیست شماره تلفن ها جهت تماس از نرم افزار Excel
• تعریف زمان ساعات تماس و مشخص کردن روزهای هفته
• مشخص نمودن وضعیت تماس گرفته شده: پاسخ داده شد، عدم پاسخ
• امکات تعریف تعداد تماس مجدد در صورت تشخیص عدم پاسخ

بانک‌ها، مؤسسات مالی و اعتباری می‌توانند با استفاده از این ویژگی خدمات ذیل را به مشترکان خود ارائه دهند :

• تماس سیستم با مشتریان بدهکار و اعلام وضعیت بدهی آنان
• اعلام بخش‌های مختلف سیستم جهت راهنمایی تماس گیرنده
• ارائه اطلاعات مربوط به انواع تسهیلات و نحوه استفاده از آنها به صورت گویا و فکس
• اعلام مدارک مورد نیاز جهت استفاده از تسهیلات به صورت گویا و فکس
• اعلام میزان موجودی حساب و گردش مالی مشترکین به صورت گویا و فکس
• اعلام آخرین گردش‌های بستانکاری به تعداد مورد نظر به صورت گویا و فکس
• امکان دریافت انواع اطلاعات مورد نظر به صورت گویا و فکس
• اعلام آخرین اطلاعیه‌ها و اخبار به صورت گویا و فکس
• امکان دریافت نظرات و پیشنهادات
• امکان ارتباط مستقیم با صندوق صوتی مدیریت و یا مسئول خاص

شما می‌توانید تمامی اطلاعات مربوط به مسائل مالی و حسابداری را به صورت گویا و فکس به تماس گیرنده اعلام کنید. نرم‌افزار تلفن‌گویا قادر است به بانک اطلاعاتی سیستم مالی و حسابداری شما متصل شده و اطلاعات مورد نظر را خوانده و به تماس گیرنده اعلام کرده و یا برای او فکس کند.

خلاصه امکانات این بخش:

• امکان برقراری ارتباط با بانک اطلاعاتی سیستم مالی و حسابداری شرکت
• اعلام میزان کل حقوق واریزی
• اعلام کسورات
• ساعات و مبلغ اضافه کار
• اعلام خالص دریافتی
• ارسال فیش حقوقی به صورت فکس
• اعلام زمان واریز حقوق